Ресурс для роста с "1С:Управление строительной организацией"

 

«Эксперт Online», май 2009

Компании, оптимизировавшие управление финансовыми потоками, в условиях экономического спада чувствуют себя лучше других. О том, как внедрение программного продукта "1С:Управление строительной организацией 8" помогает функционировать компании в кризисной ситуации «Эксперт Online» беседует с финансовым директором ГК «Титан-ресурс» Евгенией Вирячевой.

  Кратко о компании.

  «Группа Компаний «ТИТАН-РЕСУРС» - производственно-логистический комплекс,  объединяющий пять предприятий и управляющую компанию. Основная сферой деятельности группы - производство строительных материалов и перевозка грузов собственным железнодорожным транспортом (более 600 единиц универсальных и специализированных вагонов). "ТИТАН-РЕСУРС" производит товарные бетоны, растворы, является поставщиком железобетонных изделий и нерудных материалов (гранитный щебень различных фракций, песок и песчано-щебеночные смеси) для всех видов строительных и дорожных работ. "ТИТАН-РЕСУРС" входит в состав холдинга "ТИТАН-2", единственного на Северо-Западе России строительного объединения, которое имеет возможность строить промышленные объекты атомной энергетики "под ключ".

«Титан-ресурс» работает с клиентами из строительной отрасли, сильно затронутой кризисом. Как это отражается на бизнесе вашей компании?

– «Титан-ресурс» – компания молодая и стремительно развивающаяся. Мы поставляем на рынок, в частности, нерудные материалы и бетон, и снижение спроса со стороны российской строительной отрасли, конечно, не могло обойти нас стороной. При этом мы максимально оптимизировали свою деятельность, что позволило завершить второе полугодие 2008 года с запланированными в начале года результатами. Как вы понимаете, у большинства других операторов рынка совершенно другая картина. К примеру, одна из компаний группы – «Титан-ТЛК» – занимается перевозками грузов собственным железнодорожным транспортом. Так вот, если у многих других участников простои увеличиваются, то у нас их нет, вагоны «Титан-ТЛК» работают.

Как компания приспосабливается к условиям кризиса? Пришлось ли что-то менять, скажем, во взаимоотношениях с контрагентами?

– Из изменений в отношениях с партнерами я бы отметила то, что сейчас особенно актуальным становится контроль дебиторской задолженности. Внедренная система «1С» позволяет менеджеру, работающему с тем или иным контрагентом, быть начеку: ему на почту приходит предупреждение, что вскоре дебиторская задолженность может стать просроченной. Наши менеджеры стали тщательно следить за отгрузками – получают данные об объемах не раз в неделю, как раньше, а каждый день. Кроме того, мы стали более плотно контактировать с покупателями и поставщиками.

Однако в целом кардинальных изменений не произошло, ведь мы смогли правильно организовать учет и управление еще до кризиса. ГК «Титан-ресурс» создала такую модель управления, которая позволяет вести операционную деятельность оптимальным образом при любой экономической конъюнктуре: мы можем видеть состояние бизнеса в любой момент времени, оперативно принимать решения, и важную роль в этом играет информационная система «1С:Управление строительной организацией 8» («1C:УСО» — отраслевое решение на базе «1С:Управление производственным предприятием 8»). Скажем, специалисты отдела продаж, финансисты и руководство может почти в онлайновом режиме видеть состояние сделок в разрезе контрагентов, номенклатуры и др. Проще говоря, мы знаем, что продали, кому, когда, на каких условиях и какие потребности у производства.

А раньше такая важная информация была недоступна?

– Скорее она была менее оперативной и качественной. Поясню. В компаниях ГК «Титан-ресурс» до начала 2008 года использовались три отдельные системы на базе «1С» – торговая, бухгалтерская и зарплатная, у каждой из которых была своя база данных. Эти три базы данных не обеспечивали своевременного получения всех документов, нужной информации. Когда используются несколько систем, то, как ни бейся, часть информации будет доступна оперативно, а часть – нет. К примеру, система «банк-клиент» состыковывается с данными об отгрузках раз в месяц, то есть оперативных данных об объеме дебиторской задолженности не было. Раньше документы, относящиеся к затратам, обрабатывались в «1С: Бухгалтерии», а доходы обрабатывались в торговой системе – данные состыковывались лишь раз в месяц, к тому же все это перепроверялось бухгалтерами. Поэтому нам потребовалось создать единое информационное пространство, позволяющее видеть все операции группы компаний – как торговые, так и банковские. Таким образом, теперь у нас есть не просто оперативная информация, а обобщенная и достоверная оперативная информация. Благодаря единой базе я могу легко построить отчет по любому юрлицу, по группе контрагентов или по всем вместе.

Второй важный момент заключается в том, что нам удалось отказаться от дублирования действий бухгалтеров – двойного ввода информации в разные системы. Перепроверять, правильно ли отражена информация, например, о зарплатах сотрудников, после переноса из одной базы данных в другую, теперь не нужно. Таким образом, мы снизили объем рутинного труда бухгалтерии.

Сокращали ли вы штат бухгалтеров из-за ненадобности подобных операций или из-за уменьшения объема работ в кризис?

– Штат не сокращали, так как компания бурно росла. С другой стороны, если бы не было единой системы, нам пришлось бы этот штат увеличивать. Другое дело, что обязанности сотрудников бухгалтерии изменились. Занимаясь по-прежнему подготовкой бухгалтерской и налоговой отчетности, сотрудники бухгалтерии стали плотнее вовлекаться в бизнес-процессы, оперативно взаимодействовать с другими подразделениями. Естественно, не все сотрудники смогли перестроиться, и некоторые предпочли сменить место работы, что заставило нас вспомнить про кадровый резерв. Как вы понимаете, то, что удобно главному бухгалтеру, не всегда удобно управленцу. У бухгалтерии были свои представления о том, как надо вести учет, в какое время «разносить» проводки и т. д. Сейчас деятельность бухгалтерии стала жестко регламентированной, в частности расписано, когда и какую информацию бухгалтеры должны предоставлять другим заинтересованным подразделениям.

Какие бизнес-процессы изменились в связи с внедрением единой системы?

– Приведу пример. На нашем бетонном заводе «1С» установлена у диспетчеров, которые в режиме реального времени производят отгрузки в системе. Если раньше они выписывали накладные вручную и информация об этом не скоро попадала в бухгалтерию, то теперь такие процессы, как подача заявок, оформление товарно-транспортных накладных, подача автотранспорта и документов на отгрузку, можно оперативно видеть в системе. Или еще: менеджеры звонили в бухгалтерию и уточняли остатки по складу. После того как контрагент приезжал, начинала обзвон бухгалтерия: «Отгружать ему или нет? А почему?» Сейчас ежедневно централизованно собираются заявки по отгрузкам на следующий день, и ответственный менеджер вводит их в «1С». Бухгалтер уже с утра видит эти заявки. Приезжает машина, бухгалтер сличает данные с заявкой, выписывает на основании заявки ТТН и отгрузочные документы, и машина уезжает.

Могут ли, скажем, сотрудники, занимающиеся логистикой, самостоятельно создавать отчеты, не обращаясь за этим к аналитикам или бухгалтерам?

– Конечно! Всего в системе работают около 40 человек – это финансовые менеджеры, логисты, менеджеры по закупкам и продажам, бухгалтеры, администраторы, кадровики. У многих сотрудников на экране виден интерфейс с доступом к построению отчетов, необходимых именно данному конкретному менеджеру. Часть сотрудников получают отчеты по электронной почте, так что они могут использовать данные в своей работе, даже если они не обучены работать в «1С». Есть возможность анализировать рентабельность продаж в разрезе каждой сделки, а также контролировать затраты компании, которые теперь рассчитываются автоматически

Проект позволил оптимизировать производственное планирование и движение ТМЦ. Теперь данные о переданных в производство материалах, готовности продукции, ее фактической себестоимости оперативно отображаются в системе и позволяют руководству компании планировать загрузку производственных мощностей. Автоматизирован учет собственного автопарка, что позволило оформлять заявки на использование машин, рассчитывать и планировать закупку топлива, контролировать расход средств. Ранее в компании такой возможности не было.

А какими отчетами регулярно пользуетесь лично вы как финансовый директор?

– Их довольно много: это отчеты о движении денежных средств, отчеты по продажам, по валовой прибыли, по дебиторской задолженности и просроченной дебиторской задолженности, отчеты по складам и др.

Довольны ли вы сроками внедрения «1С» и достигнутыми результатами?

– Основные цели, конечно, достигнуты – создано единое информационное пространство для шести компаний группы, мы получаем оперативную и точную отчетность, управленческую и бухгалтерскую. Внедрение «1С:УСО» мы начали с компании «Титан-неруд» в ноябре 2007 года с доработки функционала в области аналитики по продажам, отгрузкам, блоков по автотранспорту, документообороту. С 1 января 2008 года система заработала в «боевом» режиме, правда, в течение четырех месяцев мы вносили косметические изменения в работу.

Что касается других компаний ГК «Титан-ресурс», то на тот момент они не входили в состав группы. Каждая из приобретаемых компаний сразу переводилась в «1С:УСО». В итоге мы автоматизировали на единой платформе шесть юридических лиц, включая управляющую компанию «Титан-ресурс». Выделение в структуре такой головной компании позволило каждой из бизнес-единиц сосредоточиться на коммерческой деятельности, в то время как ведение остальных бизнес-процессов полностью взяла на себя управляющая компания «Титан-ресурс».

Подчеркну, что когда мы только начали переход на «1С:УСО» в конце 2007 года, я знала, что одним юрлицом автоматизация у нас не ограничится, поэтому когда мы «ставили» управленческий учет в «Титан-неруд», мы старались разработать максимально универсальные планы счетов, универсальные наборы отчетов, которые в итоге используются на всех предприятиях группы. Последней на сегодняшний день компанией группы, переведенной на «1С:УСО», стал наш завод «Бентам» – доработки системы там уже завершаются.

В начало >>

Подробнее о программе "1С:Управление строительной организацией" >>